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Mokosoft開発者ブログ

こんなブログ読んでも時間の無駄ですよ

有意義なミーティングしてますか?

http://www.flickr.com/photos/80403443@N00/69821764

今からミーティングですよ、と言われると

「ミーティングかー、めんどいなー」

と思う事が多いです。

 

今からミーティングだ!ワクワクウキウキ!ってなる人の方が少ないとは思いますが、

ネガティブイメージの原因には、有意義なミーティングが少ないと感じるからだと思っています。

こんなことを言うと、ミーティングのやり方が悪いとか、アジェンダや目的がしっかり把握できてないからだ、とか言われるのでしょうが、

そんなことは関係なく、時間の無駄だと感じてしまうものなんですよね。

 

ミーティングと単に言っても様々ありますが、社内やチーム内でのミーティングだけではなく、クライアントとの打ち合わせも特に無駄だと思えるミーティングの一つです。

無駄だと思える事や、逆に良いと思えるところを挙げていきたいと思います。

 

結局雑談や進捗報告で終わる

ミーティングといえば、会議の場であるわけなのですから、それぞれが意見を出し合って議論をし合ったりするべきものだと思うわけです。

でも現実は、ミーティングの場でメールでも伝えられるだろって感じの進捗報告やどうでも良い雑談をして、じゃあ次のミーティングはいついつで、みたいな感じで終わるんですよね。

はーこのミーティングなんの意味があるんだって、毎度思ってしまうのは仕方がないことです。

 

参加者が多すぎる

プロジェクトミーティングなどでは仕方がないかもしれませんが、ミーティングの場に出ると、このメンバー全員このミーティングに必要なのだろうか、と思うことがしばしばあります。

先程は否定した、ただの進捗報告会ですが、メンバー全員に情報共有とコンセンサスを取る意味では有効なのだとは思います。

だけども、まったく一言もしゃべらないメンバーが参加する意味はあるのだろうか。

お客さんの所へ打ち合わせへ行った時にも、こちらは一人なのに向こうはずらずらと6人くらいいたりして、長々と名刺交換しながらも、しゃべるのは代表の一人だけとか。

本当にそのメンバー全員ミーティングに必要なんですか?

 

会議の時間・移動時間が無駄

そもそも論になってしまいますが、会議を行う時間や集まる時間が無駄ですよね。

こういう考えのやつは一番ダメだ、とかよくビジネス論とかでは言われていると思いますが、無駄なものは無駄なのでしょうがないです。

クライアント訪問での打ち合わせなんかそれの最たるもので、内容としては上述したような、結局2,3分もあれば本来必要だったミーティングの内容は満たせるようなものばかりなのに、何十分もかけて電車と徒歩で移動して、そのためにスーツ来たりしてまでわざわざ出張っていくなんて無駄の集大成じゃないですか。

訪問される方はいいですよ。待ってりゃいいんですから。

訪問する側は、往復の電車代もそれにかかる時間も、会議自体の時間も損するわけです。

途中にお昼ごはんやカフェで一服とかを挟むと、半日は無駄になります。

労力に対して見返りが少なすぎるので、無駄に感じてしまうのです。

別に顔を突き合せなくてもfacetimeでやりゃいいんじゃないですかね?

この無駄な時間で仕事を進めた方がいくらか有意義です。

 

結論が出ない・先延ばしになる

ミーティングの議会進行を自分で全て行えれば良いですが、そうでないことの方が断然多いです。

そんな時大体にして思うのが、「で?結論は?どーすんの」ってことです。

議論をすると課題点や問題点ばかりが噴出して、最終的に結論がでないままミーティングが終わったり、じゃ次の会議で、みたいな感じで先延ばしにすることが本当に多くあります。

それじゃミーティングを行っている意味がないですよね。

 

 

このような無駄な悪習が続くのは良くないと思うのですが、そう考えるのは自分だけでしょうか。

 

  • ミーティングの目的を明確にする
  • 参加者が全員議論に参加する
  • メールで済ませれるような進捗報告は議題に上げない
  • ミーティングによって得られた物(結論・結果)を明確にする

 

こういった点をしっかり踏まえていれば、移動時間を犠牲にしても有意義なミーティングが行えたと思えるのではないでしょうか。

そうでないのならば、顔を合わせてミーティングする必要がありません。LINEのグループチャットで十分です。

 

議事録なんてのも無駄の集合体ですね。

議事録をとる目的はわかっているけれども、それを踏まえても無駄なものだと思ってしまう。

世の中いろんな人がいるからしょうがないですけどね。

 

こういう事言っていると「あいつとミーティングしたらめんどくさいぞ」って事になるんだろうな。